Offre d'emploi : assistant international (H/F) | UCO Nantes

L'UCO recrute

Offres d'emploi : assistant(e) relations internationales (H/F)

  • Dans le cadre de son développement, l’UCO recherche pour son campus de Nantes un(e) assistant(e) relations internationales (H/F).

    L’Université Catholique de l’Ouest (UCO) est un établissement d’enseignement supérieur privé catholique fondé en 1875 à Angers. L’UCO compte aujourd’hui 12.800 étudiants répartis dans 6 facultés et 1 institut associé sur 8 campus : Angers, Vannes-Arradon, Guingamp-Brest, Laval, Niort, Nantes et Papeete, Saint Denis de La Réunion.

    Le site de Nantes compte près de 850 étudiants.

    Poste

    Rattaché/e à la Responsable des Services du Campus de Nantes, vous assurez les missions suivantes :

    Missions

    Gestion de proximité des étudiants sortants en mobilité (Semestre Universitaire d'Echange – SUE – et stages)

    • Cordonner pour le campus UCO Nantes les mobilités sortantes (études et stages à l’international), en lien avec le service des relations internationales (SRI) et les responsables de formation des filières concernées. 
    • Organiser des réunions d’information données par le SRI pour les L1 et L2 et par les responsables pédagogiques ou vice-doyens chargés de l’international dans les facultés concernées.
    • Conseiller les étudiants (informations sur les universités partenaires, les possibilités de bourses, les certifications requises…), répondre aux demandes individuelles, accompagner les étudiants dans les démarches administratives
    • Établir un document indiquant la procédure pour partir en SUE (validé par le SRI)
    • Recenser les associations/entreprises qui ont déjà accueilli des étudiants en stage et faire du sourcing sur les structures susceptibles d’envoyer des étudiants en stage et établir des relations
    • Élaborer et mettre à jour une base de données des étudiants partis en échange. Animer le réseau des alumni en échange, et alimenter une base de données des expériences à l'étranger.
    • Participer aux commissions d’attribution des places et fait le lien entre le service central relations internationales, les responsables de formation et les étudiants tout au long du processus. 
    • Gérer les situations particulières suite aux événements pays, s'assurer du suivi des consignes.

     Accueil des étudiants étrangers

    Interlocuteur principal des étudiants issus du recrutement international, pour l’inscription et le suivi administratif de leur scolarité, il assure le lien avec le service central recrutement international et le service des études du campus, et est notamment en charge de :

    • Organiser l’accueil et la période d’intégration (avec 1 entretien semestriel)
    • Élaborer un plan de travail en collaboration avec le Service Recrutement International
    • Élaborer un guide d’accueil pour les étudiants étrangers
    • Recenser des offres de logement
    • Faire un état des lieux de l’offre de formation en anglais sur le campus

    Gestion des certifications en langue

    Organise les certifications en lien avec le service des études (information, inscription, validation). 

    • Gérer les inscriptions aux différentes certifications (Cambridge, Cervantes, Goethe et TOEFL ITP…)
    • Faire le relais avec les centres d’examen (Cambridge, Cervantes, Goethe) : convocations individuelles, résultats
    • Organiser les sessions de certification sur site : informer les étudiants, gérer les inscriptions, la réception des paiements, l’élaboration des convocations, superviser et organiser la surveillance de l’épreuve, diffuser les résultats…

    Développement et valorisation des relations internationales

    • Initier et mettre en œuvre des événements internationaux tout au long de l'année sur le campus de Nantes pour faire vivre la dimension internationale sur le campus (soirée internationale, "Cafés Erasmus", semaine internationale, Erasmus Days…), et mobiliser les étudiants pour aider à l’organisation des événements et à l’accueil des étudiants étrangers, et venir en soutien des événements internationaux de l'UCO. Encadrer les projets et associations étudiant(e)s sur ce sujet.
    • Travailler en lien avec le service communication pour relayer les activités au niveau international
    • Promouvoir l'international lors des Journées Portes Ouvertes (JPO)
    • Rencontrer les enseignants chercheurs, afin d’accompagner leurs initiatives visant l’établissement de nouveaux partenariats et passer le relais au SRI
    • Organiser une rencontre entre l’ensemble du personnel UCO Nantes et le SRI afin de sensibiliser le personnel à l’international et informer des possibilités de mobilités
    • Réaliser des rapports et tableaux de bord des activités liées aux mobilités internationales
    • En lien avec la chargée de communication, participer à la communication et la valorisation des activités à l’international : site web, supports de communication en français et en anglais, rapport d’activité
    • Assurer une veille législative et réglementaire dans le domaine d’activité 
    • Assurer un soutien administratif dans les programmes émergents : COIL (Collaborative Online International Learning), BIP (Blended Intensive Program)
    • Coordonner l’organisation administrative et logistique des colloques internationaux ou autres activités internationales (accueil délégations, BIP) : programme, communication, installation…. Prendre en charge les aspects logistiques et administratifs de l'accueil des enseignants, chercheurs étrangers, des partenaires internationaux. 

    Gestion administrative et financière de projets Erasmus+ (partenariats stratégiques)

    Assister administrativement les projets internationaux stratégiques (ERASMUS +) portés par des enseignants-chercheurs (suivi administratif et financier du projet, relation avec les partenaires, organisation des réunions, gestion des conventions, déplacements à l’étranger possible une à deux fois par an). 

    • Suivre les budgets et s’assurer que les dépenses soient conformes aux règles Erasmus+, relais auprès du service comptabilité
    • Organisation de la logistique des réunions transnationales et des mobilités
    • Rédiger les comptes rendus
    • Suivre les activités des partenaires et s’assurer de leur implication en lien avec la coordinatrice du projet
    • Rédiger les rapports intermédiaires et finaux exigés par l’agence nationale Erasmus+

    Activités

    • Assurer la gestion logistique pour le compte des formations suivies (commandes, reprographie, affichages, …)

    • Saisir les emplois du temps sur le logiciel ADE CAMPUS (salles, groupes, …), sur la base des propositions des enseignants

    • Gérer les dossiers Parcoursup et autres dossiers de candidatures

    • Appliquer les procédures liées à l’inscription administrative et les relayer auprès des étudiants

    • Gérer le suivi des dossiers d'inscription/ réinscription (envoi, contrôle, saisie, …)

    • Contrôler et suivre le dossier administratif des demandes de validation (VAF, VAP)

    • Assurer la gestion matérielle de la rentrée (fiche d'option, courriers, …)

    • Assurer la gestion administrative des dossiers de formation continue (devis, conventions, demande de prise en charge, feuilles d’émargement et attestations de présence)

    • Assurer la gestion administrative des conventions de stage (appui opérationnel auprès des étudiants pour la saisie, contrôle et édition des conventions, diffusion des offres de stages…)

    • Appliquer les procédures de gestion des examens et les relayer auprès des enseignants et des étudiants (logistique, saisie des notes, …)

    • Assurer le suivi des inscriptions des étudiants aux examens (renseignements, contrôle, validation, …)

    • Assurer l'organisation logistique des contrôles continus (salle, surveillants, feuilles d'émargement, …)

    • Préparer les délibérations du jury (saisie des feuilles de notes, envoi des convocations aux membres, …)

    • Assurer l’accueil physique et téléphonique des différents publics, les renseigner et les orienter en absence de la personne dédiée à l’accueil ;

    Profil

    De formation supérieure (bac+2/3), vous justifiez d’une première expérience réussie dans un poste similaire. Vous avez une bonne maitrise de l'anglais tant à l'écrit qu'à l'oral (niveau C1 requis, référentiel CECR, ou équivalent).

    Vous êtes reconnu/e pour votre rigueur dans le suivi et la gestion des dossiers administratifs.

    Vous êtes organisé/e et savez respecter des consignes, des procédures.

    Vous savez travailler en autonomie, rendre compte et expliciter vos actions.

    Vous savez travailler en équipe et vous adapter à des environnements différents.

    Vous avez une bonne maitrise du français et des règles rédactionnelles, et êtes capable de rédiger des documents soignés sur le fond et la forme.

    Réactivité, Sens du relationnel et de la communication.

    La maitrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel, Powerpoint, est impérative.

     

    Conditions 

    • Contrat : CDI
    • Lieu de travail : Rezé – Site des Naudières (44)
    • Temps de travail : Temps partiel 80%
    • Statut : Employé(e)
    • Date d’embauche : le plus tôt possible

     

    Contact 

    Les personnes intéressées pourront adresser leur candidature (CV et lettre de motivation) à la DRH, sous la référence INT-Nantes à l’attention de Mme Annabelle PASCO.

     

    Adresse électronique : recrutement@uco.fr